【いつ・どこまで】産休前の挨拶メールのマナーを例文付きで紹介

産休に入る前は、やらなければならないことがたくさんあります。

まずは引き継ぎです。可能であれば後任者と一緒に取引先に挨拶に行くなどして、産休中もスムーズに仕事ができるよう取り計らっておきましょう。

合わせて、有給日数の確認と、産休手続きもしなければなりません。

とにかくやることが多く、忙しくなるので前もってスケジュールを立てて、計画的に動けるようにしておきましょう。

では、産休前の挨拶はどこまですればよいのでしょうか？

社内であれば上司・同じ部署の人・仕事で関わりのある別部署の人に、社外であれば取引先やお客様などに挨拶をするのが一般的です。

特に自分が担当している取引先には丁寧な挨拶を心がけ、担当者が変わってもスムーズに業務が行なえるようフォローを欠かさないようにしましょう。

では、産休挨拶はいつ行なうのがよいのでしょうか？口頭での場合と、メールでの場合に分けてお伝えします。

産休の挨拶は可能であれば口頭で伝えましょう。

特に、直属の上司には安定期に入ったらできるだけ早く、妊娠を報告し、産休取得日が確定した段階で報告・挨拶を済ませましょう。

同じ部署の人にも口頭で挨拶をするほうがよいですが、テレワークの職場もあり、職種によっては離席していることが多かったりするので、職場の状況に合わせて臨機応変に対応してください。

挨拶をするタイミングは、産休に入る1ヶ月前がベストです。挨拶がギリギリになると、仕事の引き継ぎに支障がでる可能性があります。一緒に仕事をすることがある人には、1ヶ月より前までに産休を取得することを伝えてください。

妊娠報告については、次の記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね。

産休の挨拶メールでは、次のことを伝えます。

• 最終出社日
• 復帰したい気持ち
• サポートへの感謝
• 後任者の情報

特に、最終出社日と後任者の情報は、仕事に直接関係してくる事柄なので、抜け漏れのないようにしましょう。

挨拶メールの後任者の紹介には、連絡先を忘れずに記載してください。

ここからは、産休挨拶メールの例文をお伝えします。いずれの場合も件名は「産休のご挨拶」や「担当者変更のご挨拶」とするとよいでしょう。メールを作成する際の参考にしてください。

上司に送るメールは、妊娠中の心遣いに対する感謝の言葉をベースに、具体的なエピソードなども盛り込みつつ、復帰の意思を伝えるのがよいでしょう。

社内の人には、在職中にお世話になったことへの感謝の気持ちと、復帰の意思に加え、最終出社日や復帰予定日、後任者などの情報を漏れなく伝えましょう。

取引先やお客様には、日頃お世話になっていることへの感謝と、直接挨拶に伺いたい旨、後任者の情報や最終出社日などを簡潔に伝えるのがスマートです。

担当者変更の理由が産休であることを伝えるかは、引き継ぎ時期や相手先との関係によって変わることもあるでしょう。

判断に迷った際は、上長や同僚と相談するとよいでしょう。

会社や部署によっては、朝礼や終礼の際にスピーチのような形で口頭で挨拶することもあります。その際は、簡潔に伝えることを心がけましょう。

切迫早産で予定より早く産休に入る場合、口頭で挨拶をするのは難しい場合がほとんどでしょう。

健診に行ったら切迫早産といわれ、そのまま入院または自宅で安静にしているよう指示された場合は、直属の上司には電話で連絡してください。直接挨拶には行けず、会社のメールも使えない場合があるので、まずは上司の指示に従いましょう。

切迫早産で一旦休暇をもらっていて、復帰を予定したがそのまま産休に入ることになった場合は、メールなど連絡をもらった人に個人的に連絡を入れておくとスマートです。

切迫早産から産休に入る際は、シンプルな便せんを使って手紙で連絡をしましょう。

予定より早く産休に入ることで周りの人に負担をかけてしまうこともあるので、菓子折りなどに手紙を添えて送るのもおすすめです。

出産後、無事に赤ちゃんが生まれた報告と、産休をもらったことへの感謝を伝えるために挨拶に行く人もいます。

時期は人それぞれですが、体調が回復して生活が落ち着いてからにしましょう。

挨拶に行く場合は、職場の迷惑にならない時間を選んで、長居せずに済ませるのがマナーです。

産休挨拶をするときは、お菓子を準備しましょう。ケーキなどの生菓子は避け、クッキーやせんべいなど日持ちのする焼き菓子がおすすめです。

産休挨拶の際のお菓子の選び方は次の記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね。

産休前は何かとバタバタしてしまうため、引き継ぎや挨拶は事前にスケジュールを立てて余裕をもって対応するように心がけるとよいでしょう。

関わった方には、これまでの配慮やお休みをとることへの感謝を伝え、スムーズに産休に入れるように準備を進められるとよいですね。